Die Vorgangsnummer (Rechnungsnummer) kann entweder automatisch fortlaufend oder selbst vergeben werden:

Vorgangsnummer selbst vergeben

Wenn Sie eine Vorgangsnummer selbst vergeben möchten, geben Sie direkt nach dem Anlegen eines Vorgangs (Rechnung) die gewünschte Vorgangsnummer (Rechnungsnummer) ins Feld VgNr ein. Dieses Feld ist rechts im Bereich Vorgang: Erweitert zu finden.

Vorgangsnummer automatisch vergeben

Die Vorgangsnummer (Rechnungsnummer) wird automatisch fortlaufend vergeben, wenn Sie keine Vorgangsnummer angeben. Dies passiert, sobald der Vorgang (automatisch) gespeichert wird: Z. B. vor dem Drucken oder dem Anlegen der nächsten Rechnung.

Unter Einstellungen>Nummernkreise können die Nummernkreise konfiguriert werden. Sie können dort z. B. das Format der Rechnungsnummer einstellen. Z. B. 2025-0004 oder 25/004 oder 004 und vieles mehr:

• Aktiv: Ist dieser Nummernkreis aktiv? Nur dann können zugehörige neue Datensätze wie Kunden, Rechnungen usw. angelegt werden.
• Kürzel + Typ: Wofür wird dieser Nummernkreis verwendet?
• VG-Kreis nutzen: Mehrere Vorgangsarten (Rechnungen, Angebote, usw.) können sich einen Nummernkreis teilen oder jeweils einen separaten Nummernkreis nutzen. Der gemeinsame Nummernkreis heißt VG Vorgang. Wenn ein Vorgangstyp diesen gemeinsamen Kreis nutzen soll, markieren Sie die Spalte VG-Kreis nutzen in der Zeile des gewünschten Vorgangstyps. Wenn nicht, entfernen Sie die Markierung und stellen den Nummernkreis separat ein. In diesem Fall dürfen sich die Nummernkreise nicht überschneiden oder müssen mit dem führenden Text eindeutig werden. Unten gibt es ein Beispiel dazu.
• Führender Text: Beliebiger Text ohne Umlaute in Großbuchstaben und ggf. Trennzeichen.
• Format: Zulässige Zeichen sind:
  • T: Der aktuelle Tag mit 2 Stellen. t: Ohne führende 0.
  • M: Der aktuelle Monat mit 2 Stellen. m: Ohne führende 0.
  • J: Das aktuelle Jahr mit 4 Stellen. j: Nur 2 Stellen.
  • N: Fortlaufende Nummer. Wiederholen Sie das N so oft, wie viele Stellen es geben soll. Beispiel NNN steht für 3 Stellen von 001 bis 999. Die fortlaufende Nummer wird auf den Startwert zurückgesetzt, wenn mindestens einer der Platzhalter T, M oder J verwendet wird, die Spalte Startwert nutzen bei neuem ungleich (Nie) ist, es einen Tages-, Monats- oder Jahreswechsel gibt und der Startwert größer als 0 ist.
  • Trennzeichen wie - . / sind erlaubt.
• Startwert nutzen bei neuem: Wann wird die Letzte vergebene fortlaufende Nr. auf den neuen Startwert gesetzt? Siehe oben unter Format und dann N.
• Startwert: Womit startet die Letzte vergebene fortlaufende Nr. beim Neustart? Siehe oben unter Format und dann N.
• Letzte vergebene fortlaufende Nr.: Hier wird die letzte vergebene Nummer angegeben. Ein neuer Kunde, Vorgang, usw. erhält die Nummer, die auf die hier angegebene Nummer folgt. Falls Sie bereits bestimmte Nummern verwendet haben und diese lückenlos fortführen möchten, geben Sie dort die letzte von Ihnen vergebene Nummer an. Möchten Sie bei einer Nummer (wie Z. B. der 1 oder 100) neu starten, geben Sie dort diese Nummer abzüglich 1 an. Im Beispiel also 0 oder 99.

Beispiele

Es werden nacheinander die folgenden Vorgänge erstellt. Dabei ist die Option VG-Kreis nutzen für alle Vorgangsarten entweder ausgewählt oder nicht. Die Zahl gibt die vergebene Vorgangsnummer an.

Beispiel 1: VG-Kreis nutzen ist markiert.

Rechnung 1
Rechnung 2
Angebot 3
Lieferschein 4
Rechnung 5

Beispiel 2: VG-Kreis nutzen ist nicht markiert.

Rechnung 1
Rechnung 2
Angebot AN-1
Lieferschein LF-1
Rechnung 3

Wie kann ich Testrechnungen löschen und wieder bei Nummer 1 anfangen?

Löschen Sie zunächst alle Testkunden und Testrechnungen im Hauptfenster. Danach stellen Sie in der Spalte Letzte vergebene fortlaufende Nr. die Nummer abzüglich 1 ein, mit der die ab jetzt hinzugefügten Kunden, Rechnungen usw. starten sollen. Wenn Sie z. B. mit 1 starten möchten, tragen Sie hier eine 0 ein.