Voraussetzungen

Damit Vorgänge (Rechnungen, usw.) per E-Mail versendet werden können, sind folgende Voraussetzungen nötig:

• Ihr E-Mail-Konto muss eingerichtet sein. Dies ist unter Einstellungen | E-Mail-Konten möglich.

  Wenn Sie dazu Hilfe benötigen, ist die Hilfe dort verlinkt oder klicken Sie hier. Jeder E-Mail-Anbieter verwendet andere Einstellungen. Es gibt weltweit Tausende von E-Mail-Anbietern, die Sie nutzen können. Daher können wir als Softwarehersteller nicht jede Konfiguration für jeden Anbieter kennen. Es verhält sich umgekehrt: Ihr E-Mail-Anbieter ist in der Bringschuld Ihnen die Konfigurations- und Zugangsdaten zu nennen, damit Sie seinen Dienst nutzen können. In der Regel erhalten Sie diese Daten mit Kontoerstellung vom E-Mail-Anbieter oder auf den Hilfeseiten des E-Mail-Anbieters. Sie können sich auch an den Support des E-Mail-Anbieters wenden, der in der Regel kostenlos ist. Alternativ hilft Ihnen gerne unser kostenpflichtiger Support.

• Der Text, der in der E-Mail verschickt wird, muss unter Einstellungen | E-Mail-Konten | Vorlagen eingegeben werden. Passen Sie bei Bedarf die vorgegebene Text an. Jeder Empfänger erhält einen dieser Texte.

• An das Ende jeder E-Mail wird ein Text angehängt. Die sogenannte Signatur. Dort werden in der Regel Ihre Kontaktdaten genannt. Die Signatur wird unter Einstellungen | E-Mail-Konten | Signatur eingestellt.

E-Mail versenden

Um einen Vorgang per E-Mail zu versenden, wählen Sie den Vorgang unter Kunde/Vorgänge aus. Anschließend klicken Sie unter Vorgänge auf das Drucker-Symbol. Es öffnet sich das Fenster Drucken. Dort markieren Sie die Option E-Mail. Rechts neben der Option E-Mail ist die E-Mail-Adresse zu sehen, an die die E-Mail gesendet werden soll. Diese E-Mail-Adresse wird aus dem Standard-Ansprechpartner des Kunden ausgelesen.

Ansprechpartner können hinzugefügt oder bearbeitet werden, wenn Sie im Hauptfenster einen Vorgang auswählen und dann rechts im Menü Kunde | Ansprechparter anklicken.

Die E-Mail-Adresse kann auch manuell eingegeben werden oder aus einem anderen Ansprechpartner ausgewählt werden. Dazu klicken Sie im Drucken-Fenster auf den Ändern-Link neben der Option E-Mail.

Um den E-Mail-Versand (und alle anderen ausgewählten Ausgabeoptionen wie Ausdruck/PDF) zu starten, klicken Sie unten auf den Schalter Auswahl drucken.

Kontrolle

Wenn nach dem Versand keine Fehlermeldung angezeigt wurde, bedeutet das, dass die E-Mail erfolgreich verschickt wurde. Wenn Sie wissen möchten, wann und ob ein Vorgang per E-Mail versendet wurde, wählen Sie den gewünschten Vorgang aus und wählen ganz rechts im Menü Vorgang | Historie. Überall, wo unter Aktionsverlauf in der Spalte Aktion das Wort E-Mail eingetragen ist, wurde der E-Mail-Versand protokolliert.

Als zusätzliche Kontrolle können Sie sich jede E-Mail als Blindkopie (BCC) zusenden lassen. Dazu wählen Sie einen beliebigen Vorgang aus. Anschließend klicken Sie unter Vorgänge auf das Drucker-Symbol. Dort klicken Sie auf den Ändern-Link neben der Option E-Mail. Es öffnet sich ein Fenster. Dort markieren Sie die Option Blindkopie (BCC) senden an, tragen dort Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen mit dem OK-Schalter.

Die E-Mail erscheint nicht im Postausgang und auch nicht im Ordner Gesendet/Gesendete Objekte Ihres E-Mail-Programms oder Webmailers, da unsere Software als eigenständiger E-Mail-Client arbeitet. Das hat technische Gründe und kann daher auch nicht geändert werden: Ein Programm von Dritten, wie das Rechnungsprogramm, kann in diesen Ordner nichts ablegen, weil es kein Zugriff auf diese Ordner hat. Wenn Sie selbst einen E-Mail-Server betreiben oder mieten, kann dort eventuell eingestellt werden, dass dieser eine Kopie der versendeten E-Mail in einen IMAP-Ordner (z.B. Gesendete Objekte) hinterlegt. Fragen Sie im Zweifel Ihren E-Mail-Serverbetreiber.

Ansprechpartnern einen Text per E-Mail senden (keinen Vorgang/Rechnung)

Wählen Sie einen Ansprechpartner aus und klicken auf seine E-Mail-Adresse. Nun wird der Wunsch eine E-Mail zu schreiben an Windows weitergegeben. Windows entscheidet jetzt, welches E-Mail-Programm geöffnet wird. Das ist in der Regel Ihr Standard-E-Mail-Programm, was in den Windows-Einstellung angegeben ist. Dort können nur richtige Programme wie z.B. Outlook oder Thunderbird angegeben werden, die lokal auf Ihrem PC ausgeführt werden. Web-Apps oder Internetseiten (wie z.B. Google Mail oder die Webmailer von web.de, gmx.de usw.) können aus technischen und aus Sicherheitsgründen nicht ausgewählt und genutzt werden. Das ist eine Beschränkung von Windows, nicht vom Rechnungsprogramm. Sie können Programme wie Outlook oder Thunderbird so einrichten, dass diese mit Ihrer E-Mail-Adresse genutzt werden können.