Damit Sie einen Vorgang erstellen können, muss zunächst ein vorhandener Kunde ausgewählt oder ein neuer Kunden angelegt werden, für den Sie den neuen Vorgang erstellen möchten.

So wählen Sie einen vorhandenen Kunden aus:

• Suche: Suchen Sie im Hauptmenü mit Suche nach einem Kunden. Wird genau ein Kunde gefunden, wird dieser automatisch ausgewählt. Werden mehrere Kunden gefunden, wird die Kundenliste mit den gefundenen Kunden angezeigt. Klicken Sie dort doppelt auf den gewünschten Kunden, um ihn auszuwählen.
• Kundenliste: Klicken Sie im Hauptmenü auf Kunden. Die Kundenliste wird angezeigt. Klicken Sie dort doppelt auf den gewünschten Kunden, um ihn auszuwählen.
• Abfrage: Klicken Sie im Hauptmenü auf Abfrage und führen dort eine Abfrage aus. Wenn die Ergebnistabelle eine KdNr-Spalte enthält, können Sie per Doppelkick auf eine Tabellenzeile den zugehörigen Kunden auswählen. Mehr zu Abfragen unter Frage-ID 47.

Wie Sie einen neuen Kunden erstellen, der anschließend automatisch ausgewählt wird, steht in Frage-ID 34.

Wenn ein Kunde ausgewählt ist, müssen Sie sich im Hauptmenü unter Kunde/Vorgänge befinden. Links oben sehen Sie im Bereich Kunde die Kundenadresse. Rechts daneben im Bereich Vorgänge alle Vorgänge (Rechnungen, Angebote, usw.) dieses Kunden. Klicken Sie dort auf + Neu und wählen Sie, welchen Vorgang Sie erstellen möchten: Z.B. Rechnung neu oder Angebot neu.

Dort werden nur die Vorgangstypen angeboten, die mit der von Ihnen gekauften Edition der Software erstellt werden können. Wenn Sie dort bestimmte Vorgangstypen, wie z.B. Angebote (ab der Standard-Edition), Lieferscheine oder Briefe vermissen, benötigen Sie eine Update auf eine größere Edition der Software. Mehr dazu unter Frage-ID 4.

Im Bereich Vorgänge wurde nun eine neue Zeile (Vorgang, z.B. Rechnung) eingefügt. Dort ist bereits das heutige Datum eingetragen. Die Vorgangsnummer (Rechnungsnummer) wird erst beim Speichern automatisch vergeben. Das Speichern wird bei bestimmen Aktionen (Neue Position, Drucken, usw.) automatisch ausgeführt. Wenn Sie dies nicht möchten, muss zunächst das Feld VgNr mit der von Ihnen gewünschten Nummer gefüllt werden.

Positionen in den Vorgang einfügen

Unten im Bereich Positionen Vorgangsname Vorgangsnummer z.B. Positionen Rechnung 1234 werden alle Positionen angezeigt, die zum ausgewählten Vorgang (Rechnung) gehören. Positionen sind einzelne Artikel, Dienstleistungen, usw. die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Um eine neue Position in den Vorgang (Rechnung) einzufügen, gibt es dort zwei Plus-Symbole: Das linke Plus fügt eine leere Position ein. Das rechte Plus (+...) zeigt die Artikelliste an, aus der Sie mit einem Doppelklick Positionen (Artikel, Dienstleistungen, Bündel, usw.) in Ihren Vorgang (Rechnung) einfügen können. Diese Liste kann im Hauptmenü unter Artikel gefüllt werden. Wurde ein Artikel aus der Liste in den Vorgang übernommen, kann er bei Bedarf geändert werden.

Wenn in einer vorhandenen Vorgangsposition in der Spalte Artikel-Nr. eine Artikel-Nr. eingeben und anschließend die Eingabetaste gedrückt wird, wird der zur Artikel-Nr. gehörende Artikel in die Vorgangsposition kopiert. Wenn es sich bei dem Artikel um ein Bündel handelt, wird das Bündel (wie im Bündel eingestellt) eingefügt.

Spezielle Zeilen (Zwischensummen, Gruppen, Texte, ...) in Vorgänge einfügen

Diese Funktion ist nur ab der Standard-Edition der Software verfügbar. Wie Sie diese Edition ggf. erwerben können, steht in Frage-ID 4.

Fügen Sie zunächst eine neue Position (leerer Artikel) in den Vorgang ein. Suche Sie in den Positionen nun die Spalte Typ. Wenn diese Spalte nicht sichtbar ist, klicken Sie im Bereich Positionen in der Titelzeile mit den Spaltenüberschriften ganz links auf das erste kleine Symbol (5 waagerechte Striche). Es öffnet sich ein Menü, in dem die sichtbaren Spalten ausgewählt werden können. Dort markieren Sie die Spalte Typ.

In der aktuellen Position (Zeile) sollte in der Typ-Spalte der Wert Artikel stehen. D.h. es handelt sich um eine Artikel-Position, in der eine Ware oder Dienstleistung z.B. mit Bezeichnung, Artikel-Nr. und Preisen aufgeführt ist. Klicken Sie doppelt in die Typ-Zelle (auf das Wort Artikel), um den Typ dieser Vorgangsposition zu ändern. Möglich sind:

• Artikel: Eine normale Positionen Z.B. für eine Ware oder Dienstleistung mit allen Feldern (Preis, Artikel-Nr. usw.).
• Optional: Diese Position kann in einem Angebot verwendet werden und kann vom Kunden optional (auf Wunsch) beauftragt werden. Der Preis wird zur Gesamtsumme addiert.
• (Optional): Wie Optional. Aber: Der Preis wird nicht zur Gesamtsumme addiert.
• Alternative: Diese Position kann in einem Angebot verwendet werden und kann vom Kunden als Alternative zur vorherigen Position beauftragt werden. Der Preis wird nicht zur Gesamtsumme addiert.
• Text: Eine Position, die nur aus einem Text (aus Bezeichnung und Lange Bezeichnung) besteht. Der Text ist so breit, wie die Spalte Bezeichnung.
• Text breit: Wie Text. Aber: Der Text ist so breit, wie alle Spalten.
• Überschrift: Der Text (aus Bezeichnung und Lange Bezeichnung) wird als Überschrift eingefügt. Die Überschrift ist so breit wie alle Spalten und wird hervorgehoben dargestellt. In Verbindung mit dem Positions-Typ Zwischensumme kann eine Gruppe mehrerer Positionen erstellt werden.
• Zwischensumme: Fügt eine Zwischensumme in den Vorgang ein. Der Gesamtpreis aller Positionen von der vorherigen Überschrift bis zur Zwischensumme wird als Zwischensumme ausgegeben. Ist keine Überschrift vorhanden, wird bei der ersten Position begonnen. Die Zwischensumme wird nur in der Ausgabe (Ausdruck, PDF, Vorschau, usw.) angezeigt. Nicht direkt dort, wo die Eingabe der Positionen erfolgt.
• Neue Seite: Die nachfolgenden Positionen werden auf der nächsten Seite fortgeführt. Es ist nicht nötig Neue Seite immer zu benutzen, da die Positionen automatisch auf der nächsten Seite fortgeführt werden, wenn auf einer Seite kein Platz mehr ist. Benutzen Sie diesen Typ nur, wenn Sie einen Seitenumbruch aus optischen oder inhaltlichen Gründen an genau dieser Stelle erzwingen möchten.

Rabatte/Aufschläge geben

Damit Rabatte oder Aufschläge in Vorgangspositionen (Rechnungspositionen) eingefügt werden können, muss die Option Einstellungen | Finanzen | Preise nutzen | Rabatte/Aufschläge ausgewählt sein.

Bei Vorgängen mit der Preisart Netto werden die Rabatte/Aufschläge auf die Nettopreise gegeben. Bei Vorgängen mit der Preisart Brutto werden die Rabatte/Aufschläge auf die Bruttopreise gegeben. Der Rabatt wird erst berechnet, wenn Sie die aktuelle Vorgangsposition gespeichert wird. Sie können das Speichern mit dem Speichern-Symbol oder den Tasten Strg+S ausführen. Alterativ wird automatisch gespeichert, sobald die Vorgangsposition verlassen wird. Dies ist z.B. hier der Fall: Anzeige des Drucken-Fensters, Einfügen einer neuen Vorgangsposition/Vorgang/Kunden/Zahlung/Mahnung.

Rabatte/Aufschläge in einer Vorgangsposition einstellen

Geben Sie in einer vorhandenen Vorgangsposition in der Spalte Rabatte/Aufschlag den von Ihnen gewünschten Wert des Rabatts/Aufschlags ein. Zum Beispiel 10. Anschließend geben Sie in der Spalte Typ Rabatt an, wie der Rabatt/Aufschlag berechnet werden soll. Folgende Typen sind möglich:

• keiner: Im Moment ist kein Rabatt/Aufschlag gegeben. Sie können aber jederzeit einen geben.
• nicht rabattierbar: Im Moment ist kein Rabatt/Aufschlag gegeben. Auch später kann keiner gegeben werden. Wenn mehrere Vorgangspositionen ausgewählt sind und diesen ein Rabatt/Aufschlag gegeben werden soll, wird dieser nur den Vorgangspositionen gegeben, die nicht den Rabatt-Typ nicht rabattierbar besitzen.
• -% EP: Rabatt in Prozent auf den Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 50,- EUR minus 10 % Rabatt = 45,- EUR. Der rabattierte Einzelpreis multipliziert mit der Menge ergibt den Gesamtpreis. Dieser Typ wir automatisch ausgewählt, wenn noch kein Rabatt vergeben war.
• -% GP: Rabatt in Prozent auf den Gesamtpreis der Vorgangsposition.
• -EUR EP: Rabatt in Euro (oder Ihrer Währung) auf den Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 50,- EUR minus 10,- EUR Rabatt = 40,- EUR.
• -EUR GP: Rabatt in Euro (oder Ihrer Währung) auf den Gesamtpreis der Vorgangsposition.
• +% EP: Aufschlag in Prozent auf den Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 50,- EUR plus 10 % Aufschlag = 55,- EUR. Der rabattierte Einzelpreis multipliziert mit der Menge ergibt den Gesamtpreis.
• +% GP: Aufschlag in Prozent auf den Gesamtpreis der Vorgangsposition.
• +EUR EP: Aufschlag in Euro (oder Ihrer Währung) auf den Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 50,- EUR plus 10,- EUR Aufschlag = 40,- EUR.
• +EUR GP: Aufschlag in Euro (oder Ihrer Währung) auf den Gesamtpreis der Vorgangsposition.
• % Prov. EP: Provision in Prozent vom Einzelpreis der Vorgangsposition. Beispiel: 10 % Provision von 50,- EUR = 5,- EUR. Die Provision des Einzelpreises multipliziert mit der Menge ergibt den Gesamtpreis (Gesamtprovision).
• % Prov. GP: Provision in Prozent vom Gesamtpreis der Vorgangsposition.

Rabatte/Aufschläge in mehreren Vorgangspositionen oder am Ende des Vorgangs als Gesamtrabatt einstellen

Wählen Sie ein oder mehrere Vorgangspositionen aus. Anschließend klicken Sie im Bereich Positionen rechts auf das Menüsymbol ☰ (Drei waagerechte Striche). Dort wählen Sie den Menüpunkt Rabatt/Aufschlag einfügen. Es öffnet sich das Fenster Rabatt/Aufschlag. Füllen Sie dies wie gewünscht aus und bestätigen es mit OK.