Hier geht es um das Ausstellen neuer E-Rechnungen. Vorhandene E-Rechnungen werden in Frage-ID 46 behandelt.

Beachten Sie bitte, dass E-Rechnungen in Deutschland nur im B2B-Bereich, also zwischen zwei Unternehmen, ausgestellt werden müssen. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen. Für die Ausstellung gibt es ggf. Übergangsfristen. Private Endkunden benötigen keine E-Rechnung. Da in den einzelnen Rechnungspositionen der E-Rechnung nur Nettopreise angegeben werden können, es aber Vorschrift ist, dass Privatkunden der Bruttopreis genannt wird, ist es technisch/rechtlich auch gar nicht möglich, Privatkunden dennoch eine E-Rechnung zukommen zu lassen.

Erstellen Sie zunächst eine neue Rechnung (siehe Frage-ID 29) oder wählen Sie eine vorhandene Rechnung aus. Im Bereich Vorgänge klicken Sie anschließend auf das Drucker-Symbol. Es öffnet sich das Drucken-Fenster.

Wählen Sie zunächst, wie die Rechnung ausgegeben werden soll. Kreuzen Sie dazu eine oder mehrere der folgenden Optionen an:

• Ausgabe (Ausdruck, E-Mail, Datei) wie im Vorgang angegeben: In jedem Vorgang kann unter Vorgang>Erweitert>Ausgabeart festgelegt werden, wie dieser ausgegeben werden soll. Die Einstellung wird dann hier benutzt.
• Wie hier angegeben: Im Drucken-Fenster kann direkt die gewünschte Ausgabeart angegeben werden:
  • Ausdruck: Die Rechnung wird gedruckt.
  • E-Mail: Die Rechnung wird als E-Mail-Anhang versendet. Die Empfänger-E-Mail-Adresse wird über die Ansprechpartner des Kunden festgelegt. Wie Sie Ansprechpartner anlegen und wo Sie diese finden, ist in Frage-ID 48 beschrieben. Vor dem Versand wird in dieser Reihenfolge versucht, die E-Mail-Adresse zu ermitteln:
    • Gibt es einen Ansprechpartner, der im Feld Per E-Mail den Wert Rechnungen und eine E-Mail-Adresse besitzt? Wenn ja, wird diese E-Mail-Adresse als E-Rechnungs-E-Mail-Adresse verwendet. Wenn nein, wird anschließend weiter nach der E-Rechnungs-E-Mail-Adresse gesucht:
    • Gibt es einen Ansprechpartner, der als Standard-Ansprechpartner markiert ist (Option Standard im Fenster Ansprechpartner bearbeiten)? Wenn ja, wird seine E-Mail-Adresse verwendet. Wenn nein:
    • Der zuletzt angelegte Ansprechpartner wird ermittelt und dessen E-Mail-Adresse verwendet.
    Mehr zum E-Mail-Versand unter Frage-ID 20.
  • Datei: Die Rechnung wird als Datei (PDF oder XML) gespeichert. Wie der Zielordner festgelegt werden kann und der Aufbau des Dateinamens ist unter Frage-ID 61 beschrieben.

Anschließend wählen Sie unter Format, in welchem Dateiformat die Rechnung ausgegeben werden soll. Die Entscheidung darüber dürfen laut Gesetz Sie als Rechnungsaussteller treffen. Es sei denn, Sie werden von Ihrem Kunden nett darum gebeten oder von einem Großkunden zu einem bestimmten Format gezwungen, weil es sonst keine Aufträge mehr gibt. Mögliche Formate sind:

• PDF ohne E-Rechnung: Es wird eine PDF-Datei ohne E-Rechnungsinformationen erstellt.
• XRechnung XML: Es wird eine E-Rechnung im XRechnungs-Format erstellt. Dabei handelt es sich um eine XML-Datei, die nur maschinenlesbar ist. Sie besteht aus reinem Text. Ein schönes Briefpapier mit Firmenlogo oder Bildern ist nicht möglich. Ihr Kunde benötigt ein (Rechnungs)-Programm, um diese Datei lesbar darzustellen. Dieses Format wird von vielen deutschen Behörden verlangt. Genauer Formatname: XRechnung 3.0.x als XML-Datei in UBL-Syntax.
• ZUGFeRD PDF: Es wird eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt. Dabei handelt es sich um eine PDF-Datei, in die E-Rechnungsinformationen eingebettet sind. Dadurch sieht die PDF erst mal so aus wie immer: Ihr Briefpapier mit Firmenlogo und ggf. Bildern. Den PDF-Teil kann sich Ihr Kunde wie gewohnt in einem PDF-Anzeigeprogramm anschauen. Rechtsgültig ist jedoch nur die eingebettete E-Rechnung. Um diese sichtbar zu machen, wird auf Kundenseite ein Programm benötigt, das E-Rechnungen anzeigen kann. Genauer Formatname: ZUGFeRD 2.x als PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten in CII-Syntax (UN/CEFACT) im Profil XRECHNUNG 3.0.x.
• (Wie im Vorgang angegeben): Das Format wird in diesem Fall nicht hier im Drucken-Fenster, sondern mehrstufig festgelegt:
  • Vorgang: Zuerst wird im Vorgang (Rechnung) unter Vorgang>Erweitert>Ausgabeformat geprüft, ob dort ein Format angegeben ist. Wenn ja, wird dieses verwendet. Wenn dort hingegen (Aus Kundeneinstellung) angegeben ist, geht es hier weiter:
  • Kunde: Jetzt wird in den Kundeneinstellungen unter Kunde>Erweitert>Vorgaben für neue Vorgänge>Ausgabeformat geprüft, ob dort ein Format angegeben ist. Wenn ja, wird dieses verwendet. Wenn dort hingegen (Aus Programmeinstellungen) angegeben ist, geht es hier weiter:
  • Programmeinstellungen: Zum Schluss wird das Format verwendet, das unter Einstellungen>Vorgänge>Ausgabeformat angegeben ist. Für Firmenkunden (Firma ist in der Kundenadresse ausgefüllt) wird das Format unter Firmenkunden verwendet. Für Privatkunden (Firma ist in der Kundenadresse nicht ausgefüllt) wird das Format unter Privatkunden verwendet.

Die Formateinstellung betrifft nur Rechnungen und Gutschriften. Alle anderen Vorgänge (wie z. B. Angebote, Lieferscheine, ...) werden immer als normale PDF-Datei ohne E-Rechnungsinformationen ausgegeben.

Wie Anhänge erstellt werden, die an die E-Mail, E-Rechnung oder PDF-Datei angehängt werden oder ausgedruckt werden können, ist in Frage-ID 49 beschrieben.

Zum Schluss klicken Sie am unteren Fensterrand auf den Schalter Auswahl drucken. Dabei wird die Rechnung so ausgegeben, wie angegeben. Also z. B. gedruckt und als Datei gespeichert oder nur per E-Mail verschickt.