Hier geht es um vorhandene E-Rechnungen. Das Ausstellen neuer E-Rechnungen wird in Frage-ID 38 behandelt.

Wählen Sie im Hauptmenü Rechnungseingang. Hier sehen Sie eine Liste aller Eingangsrechnungen, die sich im Rechnungsprogramm befinden. Evtl. ist diese Liste noch leer. Um eine neue Eingangsrechnung ins Programm einzulesen, wählen Sie den Befehl Eingangsrechnung erfassen.

Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie eine Rechnungsdatei auswählen. Dies kann eine E-Rechnung oder eine beliebige andere Rechnung als PDF- oder Bilddatei (Scan) sein. Sobald Sie das Dateiauswahlfenster mit dem Schalter Öffnen bestätigt haben, wird die Rechnungsdatei ins Programm eingelesen.

Es öffnet sich nun das Fenster Eingangsrechnung. Dort wird die eingelesene Eingangsrechnung angezeigt. Die Darstellung hängt davon ab, welches Format die Rechnung hat:

• E-Rechnung: Die E-Rechnung wird zunächst auf Gültigkeit geprüft. Dabei wird nur geprüft, ob die Rechnung vom Format/Aufbau her richtig ist. Ob die richtigen Leistungen oder Beträge in Rechnung gestellt wurden und ob alle rechtlich erforderlichen Angaben enthalten sind, müssten Sie wie in der Vergangenheit bei Papierrechnungen selbst prüfen. Die Prüfung kann ergeben, dass die Rechnung gültig oder ungültig ist:

  • Gültig: Wenn die E-Rechnung gültig ist, wird oben rechts das Wort Gültig in Grün angezeigt. Handelt es sich um eine ZUGFeRD-PDF-Datei wird die PDF-Datei links im Fenster dargestellt (Belegbild). Handelt es sich hingegen um eine XRechnungs-XML-Datei, wird aus den maschinenlesbaren Daten die sogenannte Sichtkopie erzeugt und ebenfalls links im Fenster angezeigt. Die Darstellung der Sichtkopie ist so von den "Machern" des E-Rechnungsformats vorgegeben und wird hoffentlich im Lauf der Zeit noch verbessert, da diese Darstellung unserer Meinung nach sehr platzraubend ist.

  • Ungültig: Wenn die E-Rechnung ungültig ist, wird oben rechts das Wort Ungültig in Rot angezeigt. In diesem Fall müssen Sie vom Rechnungsaussteller unbedingt eine gültige Fassung der Rechnung anfordern. Ansonsten könnte es sein, dass Sie die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug verlieren. Links im Fenster sehen Sie dann auch das Prüfprotokoll, aus dem hervorgeht, warum die Rechnung ungültig ist. Lassen Sie diese Informationen dem Rechnungsaussteller zukommen. Diese werden nicht vom Rechnungsprogramm erzeugt sondern von den offiziellen Prüftools/Regeln der KoSIT und FeRD. Diese Stellen haben die E-Rechnungsformate definiert.

  Oben im Fenster kann über die Symbolleiste mit dem Befehl Ansicht zwischen den verschiedenen Ansichten der E-Rechnung umgeschaltet werden:

  • Belegbild: Zeigt bei ZUGFeRD-Dateien den PDF-Teil.
  • Sichtkopie: Zeigt die sogenannte Sichtkopie, die aus den maschinenlesbaren XML-Daten der E-Rechnung erzeugt wurde. Verwendet wird die Originaldarstellung der KoSIT. Klicken Sie in der Sichtkopie auf Anlagen, damit die Anlagen/Anhänge sichtbar werden, die zu der Rechnung gehören. Mit öffnen können diese dort geöffnet/gespeichert werden.
  • Prüfbericht: Zeigt den Prüfbericht. Dieser enthält bei ungültigen E-Rechnungen die Begründung dafür.

• PDF-Rechnung ohne E-Rechnung: Links im Fenster wird die Rechnung in der PDF-Ansicht (Belegbild) dargestellt. Sie können die Ansicht über die Symbolleiste unten links in der Darstellungsgröße anpassen. Die Rechnungsdaten rechts im Fenster können aus dem PDF nicht automatisch auslesen werden, da es sich nicht um eine E-Rechnung handelt. Sie können die gewünschten Informationen entweder per Hand nachtragen oder aus der PDF-Datei kopieren, wenn die PDF-Datei dies zulässt: Dazu markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste z.B. die Rechnungsnummer. Anschließend drücken Sie die Tasten Strg+C. Die Rechnungsnummer befindet sich jetzt ohne weitere Rückmeldung in der Zwischenablage. Klicken Sie rechts im Fenster nun in das Feld Rechnungsnummer und drücken dort die Tasten Strg+V. Jetzt müsste die Rechnungsnummer in das gleichnamige Feld eingefügt worden sein. Dies wiederholen Sie für alle gewünschten Felder.

• Bilddatei: Links im Fenster wird das Bild (Belegbild) der Rechnung dargestellt. Sie können es über die Symbolleiste oben in der Darstellungsgröße (Zoom in % oder Ganze Seite) anpassen. Die Rechnungsdaten rechts im Fenster können aus dem Bild nicht auslesen werden, da es sich nicht um eine E-Rechnung handelt. Sie können die gewünschten Informationen per Hand nachtragen.

Rechts im Fenster neben dem Belegbild der Rechnung sind die Daten zu finden, die zu der eingelesenen Rechnung im Programm abgespeichert werden können. Bei E-Rechnungen wird ein Teil dieser Felder automatisch mit den Daten aus der E-Rechnung gefüllt. Ergänzen Sie die Daten, die Sie benötigen. Bei vielen Dateien können Sie die Daten über die Zwischenablage aus dem Belegbild in die entsprechenden Felder kopieren. Das Feld Rechnungsnummer muss zwingend ausgefüllt werden. Im Feld Status können Sie angeben, ob die Rechnung eingegangen, geprüft, bezahlt, storniert oder streitig ist/wurde.

Zum Schluss müssen Sie sich entscheiden, ob Sie die eingelesene Rechnung festschreiben und/oder speichern möchten. Wenn eine Rechnung festgeschrieben ist, kann sie nicht mehr gelöscht oder geändert werden. Sie sind rechtlich verpflichtet die Rechnungen zeitnah festzuschreiben. Dazu wählen Sie oben in der Symbolleiste Festschreiben. Wenn die Rechnung gespeichert werden soll, wählen Sie dort Speichern. Wenn Sie die Rechnung nicht speichern möchten, klicken Sie hingegeben auf Abbrechen. in beiden Fällen schließt sich das Fenster und Sie könnten die nächste Rechnung erfassen.