Wählen Sie eine vorhandene Rechnung (oder einen anderen Vorgang) aus. Am rechten Fensterrand wählen Sie anschließend im Menü Vorgang | Anhänge. Es ist eine Liste der Anhänge zu sehen, die zur ausgewählten Rechnung gehören. Diese Liste ist anfangs leer. Über der Liste gibt es eine Symbolleiste mit diesen Befehlen:

• Hinzufügen: Mit diesem Befehl werden neue Anhänge zum Vorhang hinzugefügt. Es öffnet sich das Fenster Dateien/Anhänge. Dort fügen Sie mit Neu eine Datei in die Liste der möglichen Anhänge für alle Vorgänge (Rechnungen) ein. D.h. alle Dateien in dieser Liste sind noch keiner konkreten Rechnung zugeordnet, sondern sind erstmal nur im Rechnungsprogramm gespeichert. Mit dem Schalter Zum Vorgang hinzufügen, wird die gewählte Datei aus der Liste zum aktuellen Vorgang (Rechnung) hinzugefügt. Das hat den Vorteil, dass Dateien, die immer wieder an Vorgänge (Rechnungen) angehängt werden, nicht immer wieder erneut ins Programm eingelesen und mehrfach gespeichert werden müssen. Wenn Sie alle Dateien angehängt haben, schließen Sie das Fenster mit Schließen.

  Sie sehen nun die Liste aller Anhänge, die an den aktuellen Vorgang angehängt sind. Über die letzten vier Spalten mit den kleinen Symbolen, kann ausgewählt werden, wann die Anhänge ausgegeben/genutzt werden sollen. Zeigen Sie mit der Maus auf die Symbole, damit die Funktion angezeigt wird:

  • Ausdrucken: Der Anhang wird ausgedruckt, wenn Sie den Vorgang (Rechnung) drucken. Es muss ein Programm installiert sein, dass den Anhang öffnen und drucken kann.
  • An E-Mail anhängen: Der Anhang wird an die E-Mail angehängt. Beachten Sie, dass bei E-Rechnungen rechnungsbegründende Unterlagen Anhang nicht an die E-Mail angehängt werden dürfen. Die Anhänge müssen in dem Fall direkt in die E-Rechnung eingebettet werden. Das ist mit der letzten Option In E-Rechnung einbetten in dieser Liste möglich.
  • In PDF einbetten: Der Anhang wird in die PDF-Datei eingebettet. Wenn Anhänge in die PDF-Datei eingebettet werden, werden die Anhänge nie sichtbar in die Seiten des PDFs eingefügt. Die Anhänge sind in PDF-Anzeigeprogrammen entweder über ein Symbol (Büroklammer-Symbol im Adobe Acrobat Reader) oder über einen Menüpunkt als Link aufrufbar. Einige PDF-Anzeigeprogrammen (z.B. einge Browser) zeigen die Anhänge auch gar nicht an.
  • In E-Rechnung einbetten: Der Anhang wird in die E-Rechnung eingebettet. Ist die E-Rechnung vom Format XRechnung wird der Anhang direkt in den XML-Code der E-Rechnung geschrieben. Ist die E-Rechnung vom Format ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-E-Rechnungs-Teil) wird auch hier der Anhang direkt in den XML-Code geschrieben. Der Anhang wird nicht an die E-Mail angehängt, da dies nicht erlaubt ist. Mit der Option An E-Mail anhängen (siehe oben) können Sie dies dennoch tun. Der Rechnungsempfänger (oder Sie zur Kontrolle), muss die Rechnung in einen Rechnungseingang einer Software laden (z.B. das Rechnungsprogramm, das Sie gerade nutzen), um die Anhänge öffnen zu können. Dies ist für unser Rechnungsprogramm in Frage-ID 46 beschreiben.

• Löschen: Anhänge können mit Löschen aus einem Vorgang gelöscht werden.