Die Quittungsnummer kann in der Mitte eine Abteilungsnummer enthalten (Siehe auch: Aufbau Quittungsnummer). Dadurch kann zum einen erkannt werden, in welcher Abteilung die Quittung ausgestellt wurde, zum anderen werden aber auch doppelte Quittungsnummern vermieden, falls das Programm auf mehreren PCs verwendet wird, die nicht durch ein Netzwerk verbunden sind.

Jedem Benutzer können unter Extras>Einstellungen>Benutzer / Rechte Abteilungen zugeordnet werden, für die er Quittungen ausstellen darf.

Alle verfügbaren Abteilungen müssen in die Liste eingegeben werden. Um Einträge in die Abteilungs-Liste aufzunehmen, klicken Sie auf das Icon Neuer Eintrag (Plus-Symbol) und geben im Feld Nr. die Abteilungsnummer (1 oder 2 Stellen) und im Feld Name den Abteilungsnamen ein.

Der Eintrag wird mit dem Icon Speichern (Diskette-Symbol) gespeichert. Wenn Sie einen neuen oder geänderten Eintrag nicht speichern möchten, wählen Sie das Icon Änderungen verwerfen (Gebogener Pfeil-Symbol). Mit dem Minus-Symbol kann der aktuelle Eintrag gelöscht werden. Um alle Einträge in der Liste zu löschen, wählen Sie das Icon mit der Mülltonne. Die Einträge können mit einem Klick auf die entsprechenden Icons auch aus der Zwischenablage oder einer Textdatei eingelesen werden. Dabei wird jede Zeile als ein Eintrag betrachtet.

Gruppe Abteilungs-Nr.-Vorgabe

• Keine: Für eine neue Quittung wird keine Abteilungsnummer verwendet.
• Fest: Für eine neue Quittung wird die in diesem Feld angegebene Abteilungsnummer verwendet.
• Auswahlfenster: Beim Erstellen einer neuen Quittung erscheint ein Auswahlfenster, aus dem eine Abteilung ausgewählt werden kann. Jeder Benutzer bekommt nur die Abteilungen angezeigt, die ihm zugeordnet wurden. Standardmäßig sind einem Benutzer keine Abteilungen zugeordnet. Auf der Seite Benutzer können einem Benutzer eine oder mehrere Abteilungen zugeordnet werden. Ist kein Benutzer vorhanden, kann dort einer angelegt werden.

Kontrollkästchen Abteilungs-Nr. muss immer ausgefüllt werden, wenn vorhanden.

Wenn diese Option markiert ist und in der Gruppe Abteilungs-Nr.-Vorgabe die Option Auswahlfenster markiert ist sowie das Auswahlfenster angezeigt wird, dann muss eine Abteilungs-Nr. ausgewählt werden. Wenn keine ausgewählt wird, wird die Quittung nicht angelegt.

Ist diese Option nicht markiert oder sind dem aktuellen Benutzer keine Abteilungsnummern zugeordnet, wird die Quittung auch angelegt, wenn keine Abteilungsnummer angegeben wurde.

Kontrollkästchen Eingabe eigener Abteilungsnummern erlaubt.

Wenn diese Option markiert ist und in der Gruppe Abteilungs-Nr.-Vorgabe die Option Auswahlfenster markiert ist sowie das Auswahlfenster angezeigt wird, dann kann dort eine Abteilungsnummer eingegeben werden, die nicht in der Liste der Abteilungsnummern für den aktuellen Benutzer ist.